为规范图书馆的财务与物资管理，加强图书馆有关人员的经济责任，结合图书馆的具体情况，特制定本制度。
一、财务管理
1.经费使用原则：
⑴ 杏宇下拨款项的使用计划💁♂️🍃、年度财务预算方案的调整👰🏿♂️、关系图书馆整体发展的物资和设备计划、财务预算以外项目与不可预见的临时性2万元以上的特殊支出及需集体讨论决定的重大开支项目⏩，需经馆主要负责人充分酝酿，认真磋商🧑🏿💼，形成共识和主导性意见，再提交馆党政联席会议（或扩大至部门负责人）讨论决定。
⑵ 对涉及教职员工切身利益的分配方案与重大事项需提交教职工（代表）大会审议通过再予以执行。
⑶ 馆内财务实行集中管理🦺，办公室专人负责，馆长统一审批👰♂️❤️。
⑷ 经费使用必须明确使用人、验收人和审批人，做到笔笔有帐可查🏣，有据可依。
⑸ 各类经费的管理与使用必须严格遵守杏宇的有关财务规定。
2.经费使用规程👇🏿：
⑴ 图书采购经费
①中文图书在经招投标程序确定图书供应商后🤹🏽♂️，由采编部根据馆图书采购经费额度及有关购书原则进行批量采购🙍🏿♂️。图书进馆验收入库后，相关发票及购书清单由采编部负责人签字确认交办公室🦏，由办公室进行登记后交馆长审批。超过规定额度，按权限再报校领导审批。最后送校财务处转账。
②外文图书与零购中文图书须先经馆长同意后再行采购，程序同上🪄。
③中外文期刊由期刊部根据期刊采购经费额度及有关订购原则拟定期刊订购清单🪡，交办公室转报馆长审核并递交馆党政联席会议通报，再由期刊部负责订购。订购后，相关发票及订购期刊清单由期刊部负责人签字确认交办公室，由办公室进行登记后交馆长审批。超过规定额度🩷🧑🏻🌾，按权限再报校领导审批。最后送校财务处转账。
⑵ 数字资源采购经费
①新增数字资源的订购和现有网络数字资源的续订均由信息咨询部根据数字资源采购经费额度及有关订购原则拟定订购清单🪒，交办公室转报馆长审核并递交馆党政联席会议集体讨论通过，由信息咨询部按规定程序负责与供应商洽谈订购合同。经规定手续并签订后，相关发票由信息咨询部负责人签字确认交办公室，由办公室进行登记后交馆长审批。超过规定额度，按权限再报校领导审批。最后送校财务处转账。
②音像资料的订购由技术部按有关订购原则拟出订购清单🔙，交办公室报馆长审核同意☣️，采购后发票与订购清单由技术部负责人签字确认交办公室🫸🏼，由办公室进行登记后交馆长审批。超过规定额度，按权限再报校领导审批。最后送校财务处转账。
⑶ 业务经费
①行政办公经费由使用部门（或使用人）提出使用要求，报馆长同意后再可使用。使用后使用部门负责人（或使用人）填写报销单附上相关单据交办公室审核再送馆长审批👨🏻🌾。超过规定额度🧑🏻🦼，按权限再报校领导审批。最后由办公室到校财务处报销。
②办公用品由办公室按规定额度根据实际需要开列物品领用清单报馆长批准后到资保处申领（或自购）。
③耗材由需要部门向办公室提出领用申请，由办公室报馆长批准后统一向校资保处申领（或自购）🍹，办公室须控制总的费用额度👨🏼🚒。
二、图书与数字资源采购
1.中文纸质图书的采购应根据《中华人民共和国招标投标法》与《中华人民共和国政府采购法》，并按照我馆编制的“杏宇图书馆采购招标文件”与“杏宇图书馆采购招标实施细则”🥗，成立杏宇图书采购招标工作小组。依照规范的程序开展招投标工作🐜，确定中文图书供应商🧑🏼🚀。采编部应在上述范围内进行中文图书采购。
2.外文纸质图书和中外文期刊的采购按照“学院重点学科推荐👨🏭、经费总额控制、订购目录报批”的原则，参照上条规定执行。
3.数字资源的采购应根据《中华人民共和国政府合同法》及杏宇的有关规定，由图书馆代表杏宇与供应商洽谈采购合同。合同必须经杏宇审批💂🏼🙆。信息咨询部负责归整合同流转审核中的意见并转达给供应商，经对方确认同意签字盖章，由办公室交馆长审阅后再交校长办公室办理审核确认手续。
数字资源的采购一般应先进行内容评价或试用🕤，然后收集反馈意见，提出试用评价结论🐏，确定采购🧘♂️，再报杏宇审核与签订合同。
4.零购纸质图书和音像资料执行先报批🫕，后采购的原则。
三🪀、物资管理
1.固定资产
包括中外文图书、中外文期刊合订本👨🏼💼、数字资源（剔除网络类）与音像资料在内的固定资产在完成采购加工入库环节后由办公室办理固定资产登记手续，制作月（年）度报表进行定期统计🥶，并报校有关部门备案💷。在对外服务中🥣，由技术部负责用汇文系统整体监控和管理此类固定资产，流通部、期刊部、信息咨询部与技术部作为使用部门负责维护和保全。
2.设备
⑴购置重要、金额较大的设备由使用部门提出申购意向✏️，交办公室汇总报馆长审核并递交馆党政联席会议讨论决定🧯。办公室负责编制设备申购年度计划（或临时）向杏宇提出申请，获批后由办公室向校资保处申购（或经批准后自购）。设备进馆后统一由办公室办理接收手续，登记上账，制卡，再交使用部门签收领用。使用部门负责保管。
⑵设备的维修、部件的更换由使用部门填写设备维修申请报告单，交办公室送馆长审批，再由办公室报资保处具体安排与操作。
⑶设备因技术落后⛰、损坏而无修复价值等原因需报废，由使用部门提出意见，报馆长批准，由办公室负责办理报废手续或退还资保处。
⑷设备在保管、使用过程中发生被盗或非正常损坏情况，应注意保护现场，及时报告馆长和保卫处🖖🏽、资保处。
⑸设备需在馆内调拨使用，必须报馆长同意，由办公室办理调拨手续。
3.低耗物品
⑴办公用品领购进馆后🦌，应做到出入库分离，由办公室专人验收并登记，专人保管。各部门根据工作需要由负责人到办公室领用，领用时需登记签字。办公室每学期对办公用品的使用情况进行一次帐物核对与清点🧑🏻🏫。
⑵耗材到馆后，由办公室负责登记备案。需要部门负责人到办公室登记签字领取。耗材的使用应做到正当合理。
本制度经馆党政联席会议讨论通过执行。
图书馆
2010年5月13日
